依据《干部人事档案工作条例》规定,结合本校实际情况,作如下查档规定:

                         

                        一、查阅档案者应当2人以上,且为中共党员。

                         

                        二、校外因公来校查阅干部人事档案者,须如实填写《查阅干部档案审批表》,按照程序报单位负责同志审批签字并加盖公章。如需复制、摘录档案材料,请提前在《查阅干部档案审批表》“查档理由”一栏中注明材料名称及具体内容。凡查阅中层以上干部档案的,经我校主管部门批准同意,其他人员经档案管理部门审核同意,按照程序审批后方可查阅。来校查档者请携带手续完备的《查阅干部档案审批表》、工作证及身份证,并请在规定时限内查阅。

                         

                        三、校内查阅干部人事档案,一般应由校级党群组织和人事部门指派专人,各院系、各单位党组织负责人或行政负责人、党委秘书或人事秘书,持介绍信,经档案管理部门审核同意,现场办理登记手续后方可查阅。

                         

                        四、校教职工办理出具亲属关系证明材料的,需本人手写申请报告,单位领导签字盖章,并由单位人事秘书前往人事档案室办理,本人及其他直系亲属不能来档案室办理。如亲属关系证明材料用于公证的,需要另外至公证处领取公证证明单,由单位人事秘书携《申请报告》及《证明单》前往人事档案室根据个人档案记载办理。查阅去世五年以上人员档案,请前往校档案馆查询办理。

                         

                        五、校教职工需出具出生日期证明、工作经历证明(说明)、学习经历证明、复印成绩单、未受刑事制裁证明的,需填写《南京大学人事证明开具联系函》,由单位人事秘书携《联系函》至人力资源处人事档案室,由我处根据个人档案记载情况酌情开具。其中,人事档案室只办理非本校毕业的教职工成绩单复印业务,本校毕业者请去档案馆办理。

                         

                        六、查阅干部人事档案的单位和个人,不得擅自拍摄、复制档案内容。因工作需要从档案中取证的,必须经干部档案管理人员同意后才能复制(拍摄)。

                         

                        七、查阅干部人事档案时,必须严格遵守保密制度和阅档规定,不得将档案拿出阅档室,阅档时严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

                         

                        八、任何个人不得查、借阅本人及其他直系亲属的档案。

                         

                         

                        附:《查阅干部档案审批表》查阅干部档案审批.pdf

                        《南京大学人事证明开具联系函》人事证明联系函.doc

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